Ziele, Inhalte und Durchführung von Vertriebsaudits
In Deutschland ist das Qualitätsmanagement häufig vorwiegend an den produzierenden Prozessen ausgerichtet. Das hat natürlich historische Gründe, denn der deutsche Erfolgsweg beruht zu großen Teilen auf einem innovativen und sehr dynamischen Maschinenbau- und Automobilbau-Sektor, der auch die Bedeutung von Qualitätsmanagement (QM) in Deutschland vorrangig geprägt hat. QM in anderen Bereichen, etwa bei Dienstleistungen oder eben im Vertrieb hat sich erst langsam aus den technischen Erfahrungen heraus entwickelt, bekommt aber heute immer mehr die gebotene Aufmerksamkeit.
Auch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz spielt hier mit hinein, denn der Vertrieb ist nun einmal auch ein essenzieller Bestandteil der Wertschöpfungskette und nicht selten international aufgestellt oder sogar extern ausgelagert. Insbesondere die oftmals enge Verflechtung von Vertrieb, Marketing und Kundenservice kann es spätestens notwendig machen, regelmäßige Vertriebsaudits als festen Bestandteil des eigenen Qualitätsmanagements zu etablieren.
Das, was sich somit zunächst als zukünftige Kosten und Aufwände darstellt, kann auch direkt als Chance betrachtet werden.
Denn die Erfahrungen der Vergangenheit zeigen eben, dass gezielte Qualitätsplanung und -lenkung auch im Vertrieb sehr positive Effekte mit sich bringen, Qualität generell verbessern und Kosten einsparen kann.
Ziele von Vertriebsaudits
Gerade für das produzierende Gewerbe stellt die Betrachtung des Vertriebs häufig einen Bruch mit den gewohnten, eindeutigen Bewertungskriterien von Qualität dar. Fehlertoleranz, Durchsatz, Ausschuss usw. machen die Messbarkeit von Qualität in der Produktion in der Regel recht einfach, in vornehmlich dienstleistungsorientierten Bereichen wie Vertrieb oder Marketing fällt die Definition solcher Kriterien dann schon deutlich schwerer. Gleiches gilt dann natürlich auch für die durchgehende Kontrolle dieser Kriterien sowie deren Aus- und Bewertung. Hier braucht es vor allem viel Erfahrung beim Aufbau einer funktionierenden Qualitätssicherung.
Ein Vertriebsaudit soll möglichst alle internen sowie externen Vertriebsprozesse genau erfassen. Nicht selten zeigt sich dann schon auf den ersten Blick, dass es bisher nicht einmal konkrete Vertriebsziele gab, sondern sogar diese erst einmal sauber definiert werden müssen.
Vertriebsaudits sollen hier möglichst schnell und umfangreich Verbesserungspotenziale aufzeigen. Eine bessere Vertriebseffizienz und Vertriebsperformance soll langfristig den Umsatz verbessern, aber auch unnötige Kosten einsparen. Wie im allgemeinen Qualitätsmanagement üblich, gilt auch beim Vertrieb auditieren die Faustregel, dass es mit einer einmaligen Optimierung der Vertriebsprozesse nur selten getan ist. Ständige Auswertung und Verbesserung soll nach und nach weitere Optimierungspotentiale liefern.
Inhalte von Vertriebsaudits
Vertriebsaudits unterscheiden sich von Audits in technisch orientierten Prozessen sehr deutlich. Um langfristig sinnvolle und auch stabile Kennzahlen zu erhalten, ist es besonders wichtig, alle relevanten Aufgaben einzubeziehen. Neben dem reinen Vertriebsprozess selbst, beleuchten Vertriebsaudits daher auch möglichst alle weiteren verfügbaren Kennzahlen und abhängige Aufgaben. Beispielsweise:
- definierte Vertriebsstrategien
- das implementierte Vertriebscontrolling
- Aufbau der Neukundenakquise
- den Grad der Vernetzung von Marketing und Vertrieb
- die Abstimmung und Rückkopplung von Vertrieb und Produktion
- Aufbau des Vertriebsinnen- und -außendienstes
- Bestandskundenansprache und -pflege
- strategische Neuausrichtungen
- notwendige Umstrukturierungen
- Identifikation von rechtlichen und behördlichen Anforderungen
Den Vertrieb auditieren - Vertriebsaudit Planung und Durchführung
Ein Vertriebsaudit lässt sich ausgezeichnet mit den allseits bewährten Methoden im Qualitätsmanagement planen und durchführen. Die Erfassung des aktuellen IST-Zustandes, bis zum gewünschten und anvisierten SOLL-Zustand, kann mit einer großen Auswahl von systematischen Werkzeugen und Methoden durchgeführt werden – eine gewisse praktische Erfahrung mit dienstleistungsorientierten Bereichen ist dabei aber äußerst hilfreich. Den Vertrieb auditieren kann in der häufig bereits sehr gut optimierten deutschen Wirtschaftslandschaft noch überraschende Potentiale freilegen. Erst wer auch über ein Audit Vertrieb oder Marketing auf Verbesserungsmöglichkeiten hin untersucht, nutzt wirklich alle Optimierungspotentiale.
Für Vertriebsaudits gilt zudem, dass sie gut mit Auditmanagement-Software durchgeführt und verwaltet werden können. Somit kann sich der Auditprozess selbst auf das Wesentliche konzentrieren. Ebenso kann sie die Auswertung und Nachbearbeitung unterstützen und somit die Basis für Folgeaudits und weiterführende Optimierungen bieten.
Software für Vertriebsaudits und Remote-Audits - iVision®
Die PeRoBa® Unternehmensberatung GmbH ist seit vielen Jahren der zuverlässige Partner für Industriekunden, wenn es um Qualitätsmanagement, Zertifizierung und Planung und Durchführung von Audits geht. Wir beraten umfassend in allen Fragen der Qualitätsplanung und -sicherung und bieten aktive Hilfe bei Implementierung und Optimierung zugehöriger Prozesse.
Ausgehend von den sehr anspruchsvollen Branchen Automobilbau und Maschinenbau haben wir unser Beratungsspektrum in den vergangenen Jahren nicht nur auf dienstleistungsorientierte Aufgabenbereiche ausgeweitet (Pflege, Pharma, Logistik …), sondern auch selbst damit begonnen, die zukünftige Entwicklung des Qualitätsmanagements aktiv mitzugestalten.
Remote-Techniken sind hier aus unserer Sicht die Antwort auf viele bisher ungelöste Probleme und Herausforderungen. Die durchgehende Digitalisierung des Auditprozesses und der damit erzielbare Automatisierungsgrad, machen Remote Audit Lösungen daher auch für Vertriebsaudits oder Lieferantenaudits interessant. Remote Audits unterstützen besonders stark verteilte, heterogene Organisationsstrukturen, wie sie eben häufig im Vertrieb und im Kundendienst anzutreffen sind. Sie überbrücken effektiv auch die häufig gegebene örtliche Trennung zwischen dem Vertrieb und der Produktion. Damit spart man Aufwände und somit letztlich auch Kosten.
Unsere Eigenentwicklung iVision® ist ein modulares und erweiterbares Softwaresystem für die effektive Umsetzung moderner QM-Prozesse. Unsere Software unterstützt aktiv bei der Auditplanung, -durchführung und vor allem den aufwendigen Nachbearbeitungen. Durch die besondere Fokussierung auf moderne Hilfsmittel (Datenbrillen,
Videokonferenzsysteme, …) wird der erreichbare Automatisierungsgrad deutlich ausgedehnt. Gerade auch bei Vertriebsaudits lassen sich somit zeitnah gewünschte Optimierungen erzielen und somit Investitionen wieder schneller amortisieren.
Häufige Fragen zu Vertriebsaudits
Was ist ein Vertriebsaudit?
Ein Vertriebsaudit erfasst möglichst alle internen und externen Vertriebsprozesse und zeigt Verbesserungspotenziale auf. Häufig wird dabei sichtbar, dass Vertriebsziele erst noch sauber definiert werden müssen.
Welche Ziele verfolgt ein Vertriebsaudit?
Es soll die Vertriebseffizienz und Vertriebsperformance steigern, langfristig den Umsatz verbessern und unnötige Kosten einsparen.
Warum ist Qualitätsmanagement im Vertrieb anspruchsvoller als in der Produktion?
In der Produktion machen Kennzahlen wie Fehlertoleranz, Durchsatz oder Ausschuss Qualität gut messbar. In dienstleistungsorientierten Bereichen wie Vertrieb und Marketing sind geeignete Kriterien schwerer zu definieren, zu kontrollieren und zu bewerten – hier braucht es viel Erfahrung beim Aufbau einer wirksamen Qualitätssicherung.
Welche Rolle spielt die Lieferkette für den Vertrieb?
Der Vertrieb ist Teil der Wertschöpfungskette und häufig international aufgestellt oder ausgelagert. Gemeinsam mit der engen Verflechtung von Vertrieb, Marketing und Kundenservice spricht das dafür, Vertriebsaudits als festen Bestandteil des Qualitätsmanagements zu etablieren.
Über PeRoBa®:
Die PeRoBa® Unternehmensberatung GmbH ist seit 1991 auf Managementsysteme spezialisiert. Der Firmensitz befindet sich seit 2011 in Baldham; zudem besteht eine Repräsentanz in der Prinzregentenstraße in München. PeRoBa® berät, prüft und bewertet, um Kunden bei der Einführung und Umsetzung ihrer Managementsysteme zu unterstützen, und bietet darüber hinaus Audits, QM-Trainings, Seminare und Workshops an. Seit Januar 2016 ist die hauseigene, patentierte Software iVision® – Smart Remote Audit Solution am Markt.
Dr. Roland Scherb ist Gründer und Geschäftsführer der nach DIN EN ISO 9001, ISO 14001 und ISO 27001 zertifizierten PeRoBa® Unternehmensberatung GmbH mit Sitz in Baldham. Er ist Präsident des Bundesverbands der Auditoren e. V., Leiter des Kompetenzforums ISO-Zertifizierungen im BVMW e. V. und Mitglied im DIN-Arbeitsausschuss NQSZ NA 147-00-07 GA zur Revision der DIN EN ISO 19011. Zudem ist er Fachbuchautor sowie Trainer und Dozent bei renommierten Bildungsträgern zu Managementsystemen und den zugehörigen Core-Methoden.
Eine Beratung gewünscht?
Wir helfen Ihnen weiter!
Vereinbaren Sie ein kostenfreies und unverbindliches Erstgespräch via Online-Termin,
oder schreiben Sie uns eine Nachricht über das Kontaktformular.
Gerne können Sie uns auch telefonisch erreichen.
Im kostenfreien Erstgespräch klären wir zuerst Ihren Bedarf.