Effizientes, softwaregestütztes Auditmanagement
Eckpfeiler eines professionellen Qualitätsmanagements ist heute auch ein effizientes Auditmanagement. Besonders in den technisch anspruchsvollen Bereichen der Automobilindustrie und in kritischen Branchen (Datenschutz, Gesundheitswesen, Alten- und Krankenpflege) ist ein softwaregestütztes Audit Management heute fast unerlässlich. Dabei ist es nicht nur die unterstützende Funktion bei der Planung und Durchführung der Audits, die eine geeignete Audit Management Software heute leisten muss, sondern insbesondere die nachgelagerte Prüfung, Bewertung und Dokumentation können mit ihrer Hilfe vereinfacht werden. Wie viele aus der eigenen QM-Praxis wissen, sind auch gerade dies besonders aufwändige und kostenintensive Bereiche. Daher legt auch die DIN EN ISO 19011 den Fokus auf das risikobasierte Auditieren.
Auditmanagement spart Kosten
Eine durchgehende Auditierung gewährleistet langfristig effiziente und effektive Prozesse im eigenen Unternehmen. Genauso verhält es sich auch bei einer verwendeten Audit Management Software. Sie sorgt dafür, dass das Qualitätsmanagement auch im Auditprozess selbst durchgehende Berücksichtigung findet und einer ständigen Verbesserung unterzogen ist. Denn ihre wahren Stärken kann die Software erst bei regelmäßigen Auditierungen und Folgezertifizierungen ausspielen.
Neben wirtschaftlich und qualitativ optimierten Auditplanungen und -durchführungen sind vor allem die integrierten Dokumentationsfunktionen wahre Kostensenker. Je nach Automatisierungsgrad reduzieren sie den Nachbearbeitungsaufwand nach Audits und Zertifizierungen erheblich. Die eingesparte Zeit kann somit voll in die weitere Verbesserung der eigenen Prozesse fließen. Ein wesentlicher Schwerpunkt kann hierbei der Einbezug von Spezialisten sein, die evtl. für den Auditprozess nur dediziert benötigt werden. Im klassischen Audit müssen diese Personen eventuell gesondert anreisen und sind zeitlich sowie örtlich gebunden. Mit einer unterstützenden Softwarelösung können diese Experten nur für den Zeitraum der Auditierung unterstützt werden. Ansonsten sind die Experten zeitlich und örtlich vollkommen frei.
Für das Management bietet eine Audit Management Software eine wertvolle Daten- und Informationsbasis für die internen und externen Weichenstellungen. Die Behebung, aber auch die Entstehung, von Schwachstellen und Risiken in den eigenen Prozessen kann mit einem geeigneten Auditmanagement lückenlos nachvollzogen werden. Es wird leichter, Risiken und Fehlerquellen zu identifizieren und zu korrigieren.
Vorteile einer Audit Management Software
Geeignete Software-Lösungen für das Auditmanagement erlauben die flexible Definition von Prüfbereichen und -einheiten und helfen bei der Festlegung der zugehörigen Workflows im Auditprozess. Eine zielgruppengesteuerte Verwaltung, Kommunikation und Berichterstattung aus der Software heraus erlaubt es, alle beteiligten Personen effizient in die Audits und nachgelagerte Prozesse einzubinden. Dies spiegelt sich in einer ROI-Berechnung wider, die der Unternehmung und dem Auditor mehr Zeit verschafft, beispielsweise Reisezeit und Kosten erheblich reduziert und bei Risiken eine schnellere Auditierung ermöglicht – und dies alles weltweit!
Individuell erstellte und leicht erweiterbare Fragenkataloge zu wichtigen Normen können den Planungsaufwand deutlich reduzieren, müssen aber natürlich flexibel genug sein, um individuelle Anforderungen erfüllen zu können. Generell ist der modulare Aufbau und die Erweiterbarkeit von Audit Management Software heute ein absolutes Muss, dem zum Glück auch fast alle Anbieter folgen.
Die wahre Stärke von Audit Management Lösungen liegt in der Berichtserstellung und Dokumentation. Je besser die Software diese Punkte automatisieren kann, desto effizienter können Audits durchgeführt und nachbearbeitet werden. Besonders bei Folgeaudits oder bei der Vorbereitung auf Rezertifizierungen machen sich dann Zeit- und Kosteneinsparungen deutlich bemerkbar.
iVision® Auditmanagement
iVision® Audit ist eine Audit- und Auditmanagement-Lösung, welche die Planung, Durchführung und Nachbearbeitung von Audits auf eine neue Grundlage stellt. Sie erlaubt nicht nur die effektive Organisation und Dokumentation von internen und externen Audits, sondern ist – mit Ursprüngen bis ins Jahr 2011 – auch eine der ersten Anwendungen weltweit, die speziell auf den immer wichtiger werdenden Markt der Remote Audits ausgelegt und optimiert ist. Dem Zwang zu weiteren Kosteneinsparungen in bereits durchgehend optimierten Branchen (z.B. Automobilindustrie, Maschinenbau,…), aber auch zu mehr ökologischer Verantwortung, kann bereits heute mit Hilfe von Datenbrillen (Smart glasses) hervorragend begegnet werden.
Selbstverständlich unterstützt iVision®Remote Audit auch alle derzeit gängigen Technologien wie Handhelds, Tablets und Smartphones unabhängig vom Betriebssystem.
Remote Audits helfen langfristig dabei, Kosten (vor allem Reisekosten und externe Beratungskosten) aber auch damit einhergehende Emissionen deutlich zu reduzieren – und dies bei gleichbleibender oder sogar verbesserter Qualität. Remote Audits sind schon heute gelebte Nachhaltigkeit im Qualitätsmanagement.
iVision® Audit ist eine modulare Softwareplattform, die diesen Technologiesprung bereits berücksichtigt und Audits mit räumlich getrennten Beteiligten optimal unterstützt. Die Software ist flexibel genug, um auf alle aktuellen Normen angewendet werden zu können und dabei auch individuelle Anforderungen oder den Anschluss an bestehende Soft- und Hardwarelandschaften zu gewährleisten. iVision® wird in Deutschland entwickelt und betrieben und erfüllt alle datenschutzrechtlichen Anforderungen.
iVision® ist eine Marke der PeRoBa® Unternehmensberatung GmbH. Gerne zeigen wir Ihnen persönlich, wie Sie mit iVision® Ihr Auditmanagement vereinfachen und Ihr Qualitätsmanagement auf eine zukunftsorientierte Basis stellen. Rufen Sie uns an.
Häufige Fragen zum Thema Audit Management Software
Was sind die Vorteile einer Audit Management Software
Eine geeignete Audit Management Software optimiert nicht nur die Planung und Durchführung von Audits, sondern hilft gezielt Kosten zu senken. Insbesondere automatisierte Berichtsfunktionen reduzieren Nachbearbeitungsaufwände erheblich.
Welche Eigenschaften muss eine Audit Management Software bieten?
Eine gute Audit Management Software soll sich – wo nötig – den Bedingungen vor Ort anpassen. Offene Schnittstellen und modularer Aufbau müssen die Integration in bestehende Systemlandschaften erlauben und die Möglichkeit zur Individualisierung bieten. Zukunftsweisende Lösungen wie Remote Audits sind idealerweise schon Bestandteil solcher Software-Systeme.
Was ist ein Remote Audit (Fern-Audit)?
Bei einem Remote Audit wird auf die physische Präsenz des Auditors am Auditort mittels technischer Hilfsmittel verzichtet. Der Auditor und die zu auditierende Organisationseinheit sind hierzu in der Regel mittels Audio- und Videoanwendungen verbunden, über welche der Ablauf des Audits gesteuert und dokumentiert wird.
Kann man mit Remote Audits Kosten senken?
Remote Audits helfen aktiv, Kosten zu sparen, indem Reisekosten und externe Beratungskosten gesenkt werden. Auch der Nachhaltigkeitsaspekt durch weniger Reisen muss heute ja hervorgehoben werden. iVision® Remote Audit ist eine zukunftsorientierte Audit- und Auditmanagement-Lösung.
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Audit Management und Remote Audits in einer Software – Die Zukunft des Audits mit iVision®
Über PeRoBa®:
Die PeRoBa® Unternehmensberatung GmbH ist seit 1991 auf Managementsysteme spezialisiert. Der Firmensitz befindet sich seit 2011 in Baldham; zudem besteht eine Repräsentanz in der Prinzregentenstraße in München. PeRoBa® berät, prüft und bewertet, um Kunden bei der Einführung und Umsetzung ihrer Managementsysteme zu unterstützen, und bietet darüber hinaus Audits, QM-Trainings, Seminare und Workshops an. Seit Januar 2016 ist die hauseigene, patentierte Software iVision® – Smart Remote Audit Solution am Markt.
Dr. Roland Scherb ist Gründer und Geschäftsführer der nach DIN EN ISO 9001, ISO 14001 und ISO 27001 zertifizierten PeRoBa® Unternehmensberatung GmbH mit Sitz in Baldham. Er ist Präsident des Bundesverbands der Auditoren e. V., Leiter des Kompetenzforums ISO-Zertifizierungen im BVMW e. V. und Mitglied im DIN-Arbeitsausschuss NQSZ NA 147-00-07 GA zur Revision der DIN EN ISO 19011. Zudem ist er Fachbuchautor sowie Trainer und Dozent bei renommierten Bildungsträgern zu Managementsystemen und den zugehörigen Core-Methoden.
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