Remote Audits (Fernaudits) können Zeit und Kosten sparen
Mit unserer patentierten Marke iVision® (www.i-vision.eu) betreiben wir seit 2014 Forschung und Umsetzung von Virtual Reality Anwendungen im unternehmerischen Umfeld, beispielsweise in der Kommissionierung.
So lag es auch nahe, dass wir unser Kerngeschäft Qualitätsmanagement unter den Gesichtspunkten aktuellster Hardware- und Software-Technik betrachten, denn Hilfsmittel wie Datenbrillen können heute in nahezu allen Anwendungsgebieten wertvolle Optimierungspotentiale eröffnen.
Beim Qualitätsmanagement ist dies inzwischen insbesondere aufgrund der Corona-Anforderungen der Bereich „Remote Audit“, wie er auch schon in der Norm DIN EN ISO 19011:2018-10 („Leitfaden zur Auditieren von Managementsystemen“) enthalten ist.
Was ist ein Remote Audit – Definition?
Bei einem remote durchgeführten Audit ist die physische Präsenz des Auditors nicht mehr unbedingt notwendig, bzw. nicht durchgehend erforderlich. Hierzu muss eine entsprechende technische Infrastruktur vorhanden sein. Audits mit technischen Hilfsmitteln ohne physische Präsenz vor Ort durchzuführen mag für viele heute noch befremdlich wirken, aber nicht nur vor dem Hintergrund von Kostendruck und Globalisierung, sondern auch im Hinblick auf Umwelt- und Klimaschutz kann man schon heute sagen, dass dieser Technik natürlich die Zukunft gehören wird.
An dieser Stelle sei ausdrücklich erwähnt, dass für uns die Bedeutung und Definition von Remote Audit mehr ist als eine Online-Besprechung mit den gängigen Tools wie Teams, Skype, Zoom, Jitsi Meet oder andere Anbieter solcher Funktionalitäten!
Grundsätzlich liegt es auch auf der Hand, dass Remote Audits keinen direkten Zusammenhang mit bestimmten Normen erfordern (ISO, IATF, VDA, VDA6.3,…). Allerdings gibt es noch häufig bestimmte, vorgeschriebene Obergrenzen für den Anteil remote durchgeführter Audits bei verschiedenen Zertifizierungen, die aber seit Beginn der Coronakrise stark erhöht wurden. Handfeste Gründe, sich also auch heute schon verstärkt mit diesem Thema auseinanderzusetzen und sich über die Einführung von Fernaudits Gedanken zu machen.
Methoden und Ablauf - Remote Audit durchführen
Remote Audits lassen sich in der Praxis in 3 Kategorien einteilen:
- Fully remote Audit
(vollständig remote): Das vollständige Audit findet mittels Remote-Techniken ohne physische Anwesenheit des Auditors am Auditort statt. Nicht nur die Planung und der Ablauf (Durchführung), sondern auch die Nachbearbeitung und die diversen Auditfolgemaßnahmen werden remote durchgeführt. - Partly remote Audit
(teilweise remote): Bestimmte Teile des Audits finden vor Ort statt, andere wiederum mittels remote Audit. Diese Mischform eignet sich vor allem auch dann, wenn mehrere Auditoren beteiligt sind und unter anderem Spezialisten mit nur kurzem Auditanteil nicht notwendigerweise vor Ort sein müssen. - Follow-up remote Audit
(Auditfolgemaßnahmen remote): Hier finden Auditplanung und -durchführung auf klassische Art am Auditort statt. Für die Bearbeitung und Verifizierung von Folgemaßnahmen wird aber auf eine physische Anwesenheit vor Ort verzichtet. Diese Technik war durchaus auch schon früher häufig gegeben, lediglich der Postweg wird heute eben durch zeitgemäße elektronische Kommunikation ersetzt.
Beabsichtigt man ein Remote Audits durchzuführen, so unterscheidet sich der eigentliche Ablauf selbst meistens nicht so stark vom klassischen Audit. Die Unterschiede liegen vor allem in der Planung, der Vorbereitung und der Nachbearbeitung. Moderne Kommunikationshilfsmittel sind heute in vielen Varianten und kostengünstig verfügbar.
Ausschlaggebend für das Audit selbst ist natürlich die Zuverlässigkeit der genutzten Kommunikationstechnik. Ist diese gegeben, so erfordern die unterschiedlichen Standorte der Beteiligten zumeist keine weiteren Anpassungen. Je nach verwendeten Techniken kann auch eine automatische oder teilautomatisierte Dokumentation von Ergebnissen erfolgen.
Potentiale und Risiken. Für wen sind Remote Audits interessant?
Remote Audits können aktiv Kosten senken, da Reise- und Nebenkosten heute einen immer höheren Teil der Kosten bei externen Audits wie z.B. Lieferantenaudits ausmachen. Auch die Zeitersparnis kann erheblich sein, wenn man einmal alle initialen Vorbereitungen für diese Art des Auditierens getroffen hat.
Insbesondere im Hinblick auf die immer wichtiger werdenden Themen Klimaschutz und soziale Verantwortung können Remote Audits hier einen großen Beitrag leisten.
Organisatorisch gesehen sind Remote Audits für alle interessant, die Audits mit sehr hoher Frequenz oder großem zeitlichen Overhead benötigen.
Erfordern Audits beispielsweise Spezialisten mit langen Anreisen, so können initiale Aufwände auch sehr schnell amortisiert werden. Ist die benötigte technische Infrastruktur einmal vorhanden und eingerichtet, so lassen sich Remote Audits nicht nur schneller und kostengünstiger durchführen als reguläre Audits, sondern sie lassen sich auch schneller planen bzw. kurzfristiger ansetzen.
Konkrete Remote Audit Vorteile – Chancen und Möglichkeiten
Mit der Einführung einer, zugegebenermaßen zunächst sehr teuren, Technologie verbindet man natürlich ganz konkrete Erwartungen. Welche Vorteile Remote Audit letztlich in der Praxis bietet hängt aber sehr stark von seiner Integration in bestehende Abläufe ab oder inwieweit man Remote Audit als neuen Taktgeber für eine weitreichendere Digitalisierung nutzen möchte. Bei gezielter und geplanter Vorgehensweise stellen sich Remote Audit Vorteile aber praktisch zwangsläufig ein.
- Reduzierung von Auditaufwänden
- Geringere Kosten und Umweltbelastung durch weniger Reisekosten
- Mehr Produktivität und schnellere Reaktion auf Risiken
- Einbindung von Spezialisten, welche nur zeitlich begrenzt benötigt werden
- Leichtere Durchführung von Nachaudits
- USP-Vorteil am Markt
Mögliche Remote Audit Nachteile – Grenzen und Risiken
Nicht verschweigen darf man natürlich bei jedem Thema auch die Nachteile. Remote Audit Nachteile können sich dort einstellen, wo nicht konsequent für eine Technologie „geworben“ wird oder wo man deren mögliche Komplexität einfach unterschätzt. Echtes Remote Audit ist eben mehr als „Skype+Cloud“. Remote Audit Nachteile lassen sich mit Planung und Sorgfalt aktiv minimieren.
- Akzeptanzprobleme mit der „neuen Hardware“ (Tablet, Datenbrille,…)
- Allgemeine Akzeptanzprobleme digitaler Technologie („wir haben das aber immer so gemacht“)
- Sicherheitsprobleme
- Technische Probleme (schlechte Netzqualität, Störquellen,…)
- Fehlender persönlicher Kontak
Wann kann ein Remote Audit / Fernaudit eingesetzt werden?
Für Remote Audits – meinen viele- genügen heute bereits einfache technische Hilfsmittel, nämlich übliche Hardware wie Laptops und Tablets, kombiniert mit Telekonferenzwerkzeugen (Skype Business, Microsoft Teams…). iVision® Remote Audit ist mehr als nur ein „MS-Teams“ Bildschirmaudit, sondern ermöglicht Ihnen ein Audit, als ob Sie direkt Vor Ort wären.
Schnelle und zuverlässige Datenverbindungen sind aber natürlich Voraussetzung. Ebenso müssen auch entsprechende Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden und natürlich auch Forderungen des Datenschutzes berücksichtigt werden.
Remote Audits können prinzipiell fast immer eingesetzt werden – der „persönliche Draht“ zwischen Auditor und Auditiertem sollte aber natürlich schon vorher etabliert worden sein.
Besonders effektiv werden Remote-Methoden bei den Folgemaßnahmen, wo die physische Präsenz nicht unbedingt notwendig ist, aber früher eben in der Regel gegeben war.
Für welche Branchen und Anwendungsfälle eignet sich das Fernaudit besonders?
Für den europäischen Wirtschaftsraum wird Remote Auditing vor allem auch im Hinblick auf die neuen Lieferkettengesetze und das Thema Compliance interessant. Aktuell bietet eigentlich nur Remote Audit die technischen und organisatorischen Möglichkeiten, um die Vorgaben der neuen Gesetze auch wirklich praktisch umsetzen zu können.
Weitere Einsatzmöglichkeiten von Fernaudit-Technologie:
- Wartung und Instandhaltung
- Training, Ausbildung, Mediation & Mentoring
- Support
- Hilfe bei Inbetrieb- oder Außerbetriebnahmen
- Medizinische Beratung und Versorgung
- Projektmanagement & Produktmanagement
iVision® Remote Audit Software
Mit moderner Technik lassen sich die Möglichkeiten von Remote Audits deutlich erweitern.
Wir haben ab November 2020 eine neue Version von iVision® Remote Audit zur Verfügung, mit der es noch einfacher ist Audits durchzuführen. Sie können entsprechend ihren Anforderungen Auditoren definieren und die entsprechende Norm hierzu als Grundlage auswählen. Mit dem Supervisor am PC können somit Audits räumlich unabhängig durchgeführt werden.
Besonders in Breichen, zu denen lange Reisezeiten benötigt werden, oder das Umfeld nicht unseren Sicherheitsempfinden entspricht, eignet sich diese Lösung.
Da das System flexibel erweiterbar ist, können automatische Bewertungsfunktionen zu beliebigen Normen integriert werden. Die Auditfolgemaßnahmen werden hiermit stark vereinfacht.
Interessieren sie sich für eine zeitgemäße, effektive und langfristig kostensparende Auditlösung?
Wir sind uns sicher – unsere Software-Plattform iVision® Remote Audit kann auch Ihre Anforderungen erfüllen.
Gerne präsentieren wir Ihnen unsere Remote Audit Software persönlich und entwickeln individuelle Konzepte für Ihre konkreten Anwendungsfälle basierend auf unserer Plattform. iVision® Remote Audit Software ist für alle Endgeräte und Datenbrillen geeignet und bietet eine automatisierte Auditberichterstattung sowie eine Darstellung der Auditverbindungen und ausgetauschten Unterlagen.
Anmerkung: Ergänzend hierzu können eine automatisierte Berichtserstellung und eine Reifegradbewertung des Managementsystems erfolgen. Es gibt ergänzende Module zur Anpassung an individuelle Anforderungen.
Weitere Informationen: Remote Audit Software, Remote Audit Fernaudit
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Mehr erfahren
WhitePaper: „Remote Audit – Virtuelle Fern-Audits“ von Dr. Roland Scherb (PDF, ca. 1.15MB)
Checkliste Remote Audit
Ist Ihr Unternehmen gut vorbereitet für Remote Auditing? Wir führen hier einige wichtige Grundvoraussetzungen auf und helfen Ihnen natürlich gerne bei der Evaluierung direkt bei Ihnen im Unternehmenskontext.
- Schnelle und stabile Internetverbindung. Möglichst flächendeckend an allen Arbeits- und Produktionsstätten.
- „Ruhezonen“ (Konferenzräume,…) in denen die allgemeinen Teile des Audits ruhig und entspannt abgehalten werden können.
- Laptop/PC/Tablet/Smartphone/Datenbrille als Arbeitsgeräte.
- Video- und Audioanlagen – stationär oder portabel.
- Remote Audit Software oder kombinierbare Einzelsysteme (Videokonferenz, Dokumentenmanagement,…). Alle Beteiligten muss von der Infrastruktur her die Teilnahme möglich sein (Benutzerrechte, Versand von Einladungen, kompatible Software,…).
- Möglichst hoher Anteil an digital vorliegender Dokumentation.
Die Zukunft des Audits ...
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