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Remote Audit Wirtschaftsprüfung

Wirtschaftsprüfungen gezielt digitalisieren und optimieren

Wenn man es denn wirklich so nennen möchte, dann hatte die Corona-Krise zumindest den positiven Effekt, dass sich viele Teilnehmer des wirtschaftlichen Lebens endlich mit dem Thema Digitalisierung befassen mussten. Der implizite Zwang in vielen Bereichen zu großen Teilen Home-Office anbieten zu müssen, hat auch dafür gesorgt, dass viele andere Prozesse hinsichtlich ihres digitalen Standes beleuchtet und hinterfragt wurden. Neben der Produktion und dem Vertrieb waren dies auch organisatorische Prozesse, wie beispielsweise die Personalplanung, die Buchhaltung und die Wirtschaftsprüfung.

Die Wirtschaftsprüfung ist zunächst einmal ein Themengebiet, welches schon länger digital ist – in dem Sinne, dass sie weitestgehend papierlos durchgeführt wird. Dennoch setzte man hier in den letzten Jahren immer noch sehr stark auf persönliche Präsenz und die Arbeit vor Ort beim Kunden. Auch bei den Wirtschaftsprüfern hat Corona den „notwendigen“ Druck und Zwang ausgeübt, sich neuen Rahmenbedingungen anzupassen. Und siehe da, es ist den Wirtschaftsprüfern eigentlich durchweg gelungen. Das Zauberwort war auch hier „Remote Audit“, also die Nutzung bereits etablierter digitaler Kanäle und Techniken zur Umsetzung von bisher vor allem „analog“ durchgeführten Prozessen. Problematisch in dem Sinne ist aber zu sehen, dass viele Lösungen aus der Not des schnellen Handelns geboren wurden und keine große Zeit für Evaluierungen von optimierten Lösungen gegeben war. Auch die Bereitschaft höhere Investitionen in zukunftssichere Technologie zu tätigen war nicht gegeben, weil niemand sagen konnte, wie lange die aktuellen Zustände anhalten würden. Man nutzte eben das, was man schon hatte oder kannte – E-Mail + Skype + Cloud, vielleicht auch einmal Zoom angeschaut – und fertig war die neue digitale Welt der Wirtschaftsprüfung.

Wichtig zu verstehen ist aber, dass diese Veränderungen durch Corona dauerhaft sein werden. Und zwar weniger, weil sie dauerhaft notwendig sein werden, als dass sie einfach dauerhaft sinnvoll sind.

Remote Audit (Fernaudit)

Der Begriff Remote Audit stammt aus dem Qualitätsmanagement und bezeichnet einfach ausgedrückt eine noch relativ junge Form des Auditierens, bei der durch Anwendung technischer Hilfsmittel auf die physische Anwesenheit des Auditors beim Kunden verzichtet werden kann. Audits werden dann alleine rechnergestützt (Laptop, Tablet-Computer, Datenbrille) teilweise oder vollständig online durchgeführt. Vor allem auch die häufig sehr aufwändigen Audit-Folgemaßnahmen werden in diesem Kontext möglichst ohne persönliche Präsenz beim Kunden erledigt. Ziel des Remote-Audit-Ansatzes im Qualitätsmanagement ist die möglichst präzise Abbildung des bisherigen Auditprozesses in digitaler Form. Dies umfasst nicht nur das eigentliche Audit, sondern eben auch die dazugehörige Dokumentation, sowie die sich aus den Ergebnissen ergebenden Verbesserungsvorschläge. 

Mit Remote Audits lassen sich Hygiene- und Sicherheitskonzepte sehr viel besser umsetzen, als mit herkömmlichen Mitteln. Gerade in der sehr personalaufwändigen Wirtschaftsprüfung hat sich dies bewährt. Aber auch die wirtschaftlichen Gründe sprechen klar für Remote Audits. Durch die Vermeidung von Dienstreisen und Vor-Ort-Terminen können hohe Kosten und viel zeitlicher Aufwand eingespart werden. Insbesondere die Planung der Termine fällt sehr viel kürzer aus und auch der Umweltaspekt durch eingesparte Emissionen im Rahmen der Reisetätigkeit spielt ja heutzutage eine wichtige Rolle.

Remote Audits haben sich schnell schon dort durchgesetzt, wo sie besonders effektiv sind – in der Automobilbranche und im Maschinenbau. Hier besteht nicht nur die absolute Notwendigkeit nach regelmäßiger Auditierung und Zertifizierung, sondern hier können die – zumindest in der Anfangsphase häufig doch etwas höheren – Investitionskosten auch am schnellsten wieder amortisiert werden. Wie bei allen anderen neuen Technologien, sinkt aber auch beim Thema Remote Audit der Preis sehr schnell mit zunehmender Verbreitung. Standardisierte Software und ein immer mehr zunehmendes Angebot an Beratern und Beratungsunternehmern sorgt dafür, dass Remote Audit auch für andere, weniger technisch ausgerichtete Branchen interessant wird. 

Die Wirtschaftsprüfung ist für Remote Audit insoweit ein besonders interessantes Themengebiet, da die gegebenen Prozesse sehr viel statischer sind, als dies in technischen Disziplinen der Fall ist. Die Etablierung von Auditprozessen wird hierdurch einfacher und nachträgliche Anpassungen fallen seltener an.

Anforderungen und Ansätze für Remote Audit

Die Anforderungen für Remote Audit sind eigentlich „relativ gering“ – aber die Qualität der einzelnen verwendeten Dienste und Werkzeuge ist für sein Gelingen von entscheidender Bedeutung. Zunächst besteht natürlich einmal die Anforderung nach schnellen und stabilen Netzverbindungen zum und auch innerhalb des Unternehmens. Die Netzabdeckung muss auch entsprechend groß oder vollständig sein, denn nur wenn alle betroffenen Bereiche einbezogen werden können, macht Remote Audit auch wirklich Sinn. Ohne eine gute technische Infrastruktur beraubt man sich vieler Methoden, die letztendlich die eigentlichen Vorteile von Remote Audits darstellen (Video-Dokumentation,…).

Neben der Hardware muss auch die entsprechende Software gegeben sein. Skype Business, Microsoft Teams und ähnliche kostengünstige Lösungen können eine Basis für Remote Audit in der Wirtschaftsprüfung darstellen, da sie weit verbreitet und unkompliziert zu benutzen sind. An die Vorteile integrierter und spezialisierter Softwarelösungen reichen sie aber natürlich nicht heran.

Neben den technischen Aspekten gilt es aber auch die menschlichen zu berücksichtigen. Die Akzeptanz neuer Methoden ist ein wichtiger Punkt. Dort wo sowieso schon Innovation und Fortschritt gelebt wird, kann Remote Audit schneller und einfacher etabliert werden, als dort wo Gewohnheit und Tradition vorherrschend sind. Keine direkte Anforderung, aber wie die Praxis zeigt sehr vorteilhaft, ist schließlich auch der schon bereits vorhandene Kontakt zwischen allen Beteiligten. Remote Audit kann tatsächlich besonders effektiv dort eingesetzt werden, wo bisher schon der persönliche Kontakt gegeben war. Ein nicht zu unterschätzender Punkt.

Remote Audits in der Wirtschaftsprüfung mit iVision

Wir von der PeRoBa Unternehmensberatung in München verfügen nicht nur über jahrelange Erfahrung im komplexen Aufgabengebiet des Qualitätsmanagements, sondern haben uns auch von Beginn an, durch den Aufbau einer eigenen Softwareentwicklung, an seiner aktiven Weiterentwicklung beteiligt. Mit unserer ausgezeichneten Software iVision (Innovationspreis IT 2018, Initiative Mittelstand) verfügen wir über eine leistungsfähige und einfach skalierbare Plattform für Audittechniken mit einem Schwerpunkt auf Datenbrillen und Smart-Glasses. iVision unterstützt aktiv alle denkbaren Prozesse von Audit- und Prüfungsaufgaben und erleichtert vor allem auch die digitale Dokumentation und Nachbearbeitung. Typische Inventur- und IKS-Aufgaben lassen sich mit Hilfe von iVision zielführend digitalisieren und optimieren. Die Anbindung an bereits bestehende IT-Systeme ist durch den modularen Aufbau immer gewährleistet.

Neben einer leistungsstarken und gut individualisierbaren Software finden Sie bei PeRoBa aber auch genau die fachmännische Beratung, die Sie brauchen, um Ihre Prozesse nachhaltig zu digitalisieren und zukunftssicher zu machen. Corona hat vieles verändert, auch die Art wie Wirtschaftsprüfung zukünftig als Leistung angeboten wird – Remote Audits gehören auf jeden Fall dazu.

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