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iVision® Remote Audit

Remote Audits können Zeit und Kosten sparen

Mit unserer patentierten Marke iVision® (www.i-vision.eu) betreiben wir seit 2014 Forschung und Umsetzung von Virtual Reality Anwendungen im unternehmerischen Umfeld, beispielsweise in der Kommissionierung.

So lag es auch nahe, dass wir unser Kerngeschäft Qualitätsmanagement unter den Gesichtspunkten aktuellster Hardware- und Software-Technik betrachten, denn Hilfsmittel wie Datenbrillen können heute in nahezu allen Anwendungsgebieten wertvolle Optimierungspotentiale eröffnen.

Beim Qualitätsmanagement ist dies inzwischen insbesondere aufgrund der Corona Anforderungen der Bereich „Remote Audit“, wie er auch schon in der Norm DIN EN ISO 19011:2018-10 („Leitfaden zur Auditieren von Managementsystemen“) enthalten ist.

Audits mit technischen Hilfsmitteln ohne physische Präsenz vor Ort durchzuführen mag für viele heute noch befremdlich wirken, aber nicht nur vor dem Hintergrund von Kostendruck und Globalisierung, sondern auch im Hinblick auf Umwelt- und Klimaschutz kann man schon heute sagen, dass dieser Technik natürlich die Zukunft gehören wird.

An dieser Stelle sei ausdrücklich erwähnt, dass für uns ein Remote Audit mehr ist als eine Online-Besprechung mit den gängigen Tools wie Teams, Skype, Zoom, Jitsi Meet, oder andere Anbieter solcher Funktionalitäten!

Handfeste Gründe, sich also auch heute schon verstärkt mit diesem Thema auseinanderzusetzen.

Methoden und Ablauf des Remote Audit

Remote Audits lassen sich in der Praxis in 3 Kategorien einteilen:

  • Fully remote
    (vollständig remote): Das vollständige Audit findet mittels Remote-Techniken ohne physische Anwesenheit des Auditors am Auditort statt. Nicht nur die Planung und die Durchführung, sondern auch die Nachbearbeitung und die diversen Auditfolgemaßnahmen werden remote durchgeführt.

  • Partly remote
    (teilweise remote): Bestimmte Teile des Audits finden vor Ort statt, andere wiederum mittels remote Audit. Diese Mischform eignet sich vor allem auch dann, wenn mehrere Auditoren beteiligt sind und beispielsweise Spezialisten mit nur kurzem Auditanteil nicht notwendigerweise vor Ort sein müssen.

  • Follow-up remote
    (Auditfolgemaßnahmen remote): Hier finden Auditplanung und -durchführung auf klassische Art am Auditort statt. Für die Bearbeitung und Verifizierung von Folgemaßnahmen wird aber auf eine physische Anwesenheit vor Ort verzichtet. Diese Technik war durchaus auch schon früher häufig gegeben, lediglich der Postweg wird heute eben durch zeitgemäße elektronische Kommunikation ersetzt.

Der Ablauf eines Remote Audits unterscheidet sich meistens nicht vom klassischen Audit. Die Unterschiede liegen vor allem in der Planung, der Vorbereitung und der Nachbearbeitung. Moderne Kommunikationshilfsmittel sind heute in vielen Varianten und kostengünstig verfügbar.

Ausschlaggebend für das Audit selbst ist natürlich die Zuverlässigkeit der genutzten Kommunikationstechnik. Ist diese gegeben, so erfordern die unterschiedlichen Standorte der Beteiligten zumeist keine weiteren Anpassungen. Je nach verwendeten Techniken kann auch eine automatische oder teilautomatisierte Dokumentation von Ergebnissen erfolgen.

Für wen sind Remote Audits interessant?

Remote Audits können aktiv Kosten senken, da Reise- und Nebenkosten heute einen immer höheren Teil der Kosten bei externen Audits wie z.B. Lieferantenaudits ausmachen. Auch die Zeitersparnis kann erheblich sein, wenn man einmal alle initialen Vorbereitungen für diese Art des Auditierens getroffen hat.

Insbesondere im Hinblick auf die immer wichtiger werdenden Themen Klimaschutz und soziale Verantwortung können Remote Audits hier einen großen Beitrag leisten.

Organisatorisch gesehen sind Remote Audits für alle interessant, die Audits mit sehr hoher Frequenz oder großem zeitlichen Overhead benötigen.

Erfordern Audits beispielsweise Spezialisten mit langen Anreisen, so können initiale Aufwände auch sehr schnell amortisiert werden. Ist die benötigte technische Infrastruktur einmal vorhanden und eingerichtet, so lassen sich Remote Audits nicht nur schneller und kostengünstiger durchführen als reguläre Audits, sondern sie lassen sich auch schneller planen bzw. kurzfristiger ansetzen.

Konkrete Vorteile von Remote Auditing / Fern-Audit

  • Reduzierung von Auditaufwänden
  • Geringere Kosten und Umweltbelastung durch weniger Reisekosten
  • Mehr Produktivität und schnellere Reaktion auf Risiken
  • Einbindung von Spezialisten, welche nur zeitlich begrenzt benötigt werden
  • Leichtere Durchführung von Nachaudits
  • USP-Vorteil am Markt

Mögliche Nachteile von Remote Auditing / Fern-Audit

  • Akzeptanzprobleme mit der „neuen Hardware“ Datenbrille
  • Sicherheitsprobleme
  • Technische Probleme (schlechte Netzqualität, Störquellen,…)
  • Fehlender persönlicher Kontakt

Wann können Remote Audits eingesetzt werden?

Für Remote Audits – meinen viele- genügen heute bereits einfache technische Hilfsmittel, nämlich übliche Hardware wie Laptops und Tablets, kombiniert mit Telekonferenzwerkzeugen (Skype Business, Microsoft Teams…). iVision® Remote Audit ist mehr als nur ein „MS-Teams“ Bildschirmaudit, sondern ermöglicht Ihnen ein Audit, als ob Sie direkt Vor Ort wären. 

 

Schnelle und zuverlässige Datenverbindungen sind aber natürlich Voraussetzung. Ebenso müssen auch entsprechende Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden und natürlich auch Forderungen des Datenschutzes berücksichtigt werden.

 

Remote Audits können prinzipiell fast immer eingesetzt werden – der „persönliche Draht“ zwischen Auditor und Auditiertem sollte aber natürlich schon vorher etabliert worden sein.

Besonders effektiv werden Remote-Methoden bei den Folgemaßnahmen, wo die physische Präsenz nicht unbedingt notwendig ist, aber früher eben in der Regel gegeben war.

iVision® Remote Audit Software

Mit moderner Technik lassen sich die Möglichkeiten von Remote Audits deutlich erweitern.

Wir haben ab November 2020 eine neue Version von iVision® Remote Audit zur Verfügung, mit der es noch einfacher ist Audits durchzuführen. Sie können entsprechend ihren Anforderungen Auditoren definieren und die entsprechende Norm hierzu als Grundlage auswählen. Mit dem Supervisor am PC können somit Audits räumlich unabhängig durchgeführt werden.

Besonders in Breichen, zu denen lange Reisezeiten benötigt werden, oder das Umfeld nicht unseren Sicherheitsempfinden entspricht, eignet sich diese Lösung.

Da das System flexibel erweiterbar ist, können automatische Bewertungsfunktionen zu beliebigen Normen integriert werden. Die Auditfolgemaßnahmen werden hiermit stark vereinfacht.

Interessieren sie sich für eine zeitgemäße, effektive und langfristig kostensparende Auditlösung?

Wir sind uns sicher – iVision® Remote Audit kann auch Ihre Anforderungen erfüllen.

Gerne präsentieren wir Ihnen unsere Remote Audit Software persönlich und entwickeln individuelle Konzepte für Ihre konkreten Anwendungsfälle. iVision® Remote Audit Software ist für alle Endgeräte und Datenbrillen geeignet und bietet eine automatisierte Auditberichterstattung sowie eine Darstellung der Auditverbindungen und ausgetauschten Unterlagen.

Anmerkung: Ergänzend hierzu können eine automatisierte Berichtserstellung und eine Reifegradbewertung des Managementsystems erfolgen. Es gibt ergänzende Module zur Anpassung an individuelle Anforderungen.

Remote Audit Software

Häufige Fragen zum Thema Remote Audit

Was ist ein Remote Audit (Fern-Audit)?

Beim Remote Audit wird auf die physische Präsenz des Auditors am Auditort durch technische Hilfsmittel verzichtet. Der Auditor und die zu auditierende Organisationseinheit sind hierzu in der Regel mittels Audio- und Videoanwendungen verbunden, über welche der Ablauf des Audits gesteuert und dokumentiert wird.

Welche Arten von Remote Audits existieren?

Man unterscheidet in der Praxis zwischen Fully Remote, Partly Remote und Follow-Up Remote Audits, je nachdem, bei welchen Auditabschnitten der Auditor vor Ort ist oder nicht. Fully Remote Audits sind heute noch die große Ausnahme. Remote Audits haben sich vor allem bei den Auditfolgemaßnahmen hervorragend bewährt, da hier zumeist problemlos auf die physische Anwesenheit des Auditors verzichtet werden kann.

Was sind die Vorteile von Remote Auditing?

Remote Audits helfen, aktiv Kosten zu senken, in erster Linie natürlich Reisekosten und Unterkunftskosten. Damit zusammenhängend liegen natürlich auch die umwelt- und klimabezogenen Vorteile schnell auf der Hand. Nach vollständiger Einrichtung stellen sich aber auch rasch Zeitersparnisse ein, insbesondere bei hohen Auditfrequenzen oder bei hohem Auditoverhead.

Sind Remote Audits nicht zu unflexibel?

Alle Vorteile auszuschöpfen, fällt mit der reinen Anwendung von Standardsoftware sehr schwer. Es bedarf einer übergeordneten Remote Audit Software, die auch modular an unterschiedliche Bedürfnisse (Normen, Branchen, Märkte) angepasst werden kann. iVision® Remote Audit ist eine dieser fortgeschrittenen Lösungen.

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