Unternehmen sind heute in hohem Maße von ihren Lieferanten und externen Dienstleistern abhängig. Rohstoffe, Bauteile, Verpackungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Energie oder spezialisierte Dienstleistungen werden häufig nicht mehr vollständig innerhalb des eigenen Unternehmens erbracht. Gleichzeitig können Störungen in der Lieferkette erhebliche Auswirkungen auf Qualität, Kosten, Lieferfähigkeit und letztlich auf die Zufriedenheit der eigenen Kunden haben.
Eine systematische Lieferantenqualifizierung und ein professionelles Lieferantenmanagement sind deshalb wichtige Bestandteile eines wirksamen Qualitäts- und Risikomanagements. Ziel ist es, geeignete Lieferanten bereits vor ihrer Freigabe zu beurteilen, ihre Leistungsfähigkeit regelmäßig zu überwachen und mögliche Lieferantenrisiken frühzeitig zu erkennen.
Die PeRoBa Unternehmensberatung GmbH in München unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung und Optimierung von Managementsystemen, Prozessen und Verfahren zur Lieferantenbewertung und Lieferantenqualifizierung.
Was ist Lieferantenqualifizierung?
Unter Lieferantenqualifizierung versteht man die systematische Prüfung und Beurteilung eines Lieferanten, bevor dieser für die Lieferung von Produkten, Materialien oder Dienstleistungen freigegeben wird. Dabei wird untersucht, ob der potenzielle Lieferant in der Lage ist, die geforderten Anforderungen dauerhaft zu erfüllen.
Bei der Lieferantenqualifizierung geht es daher nicht ausschließlich um den Preis eines Produktes. Entscheidend ist die Gesamtheit der Anforderungen, die an einen Lieferanten gestellt werden. Dazu können insbesondere Qualität, Lieferfähigkeit, technische Kompetenz, Kapazitäten, Zuverlässigkeit, finanzielle Stabilität, Zertifizierungen und die Fähigkeit zur Einhaltung vertraglicher und gesetzlicher Anforderungen gehören.
Eine strukturierte Lieferantenqualifizierung schafft damit eine nachvollziehbare Grundlage für die Lieferantenfreigabe.
Warum ist die Lieferantenqualifizierung wichtig?
Die Qualität eines Endprodukts hängt häufig unmittelbar von der Qualität der eingekauften Materialien, Komponenten und Dienstleistungen ab. Ein Unternehmen kann seine eigenen Prozesse noch so gut beherrschen: Wenn ein wichtiger Zulieferer fehlerhafte Produkte liefert oder zugesagte Termine nicht einhält, können daraus erhebliche Probleme entstehen.
Eine unzureichende Lieferantenqualifizierung kann beispielsweise zu folgenden Problemen führen:
- fehlerhafte Materialien oder Produkte
- Lieferverzögerungen
- Produktionsstillstände
- zusätzliche Prüf- und Nacharbeitskosten
- Reklamationen von Kunden
- Vertragsverletzungen
- erhöhte Beschaffungskosten
- Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten
- Probleme bei gesetzlichen oder normativen Anforderungen
- Reputationsschäden
Lieferantenqualifizierung ist deshalb nicht nur eine Aufgabe des Einkaufs. Sie betrifft ebenso Qualitätsmanagement, Produktion, Entwicklung, Logistik, Risikomanagement und gegebenenfalls weitere Unternehmensbereiche.
Lieferantenrisiken erkennen und bewerten
Lieferantenrisiken sind Risiken, die daraus entstehen, dass ein Lieferant seine vereinbarten Leistungen nicht oder nicht zuverlässig erbringen kann. Dabei kann es sich sowohl um einzelne Ereignisse als auch um langfristige strukturelle Probleme handeln.
Zu den typischen Lieferantenrisiken gehören:
- Qualitätsprobleme
- Lieferverzögerungen
- Produktionsausfälle beim Lieferanten
- finanzielle Schwierigkeiten oder Insolvenz
- mangelnde Produktionskapazitäten
- Abhängigkeit von einzelnen Vorlieferanten
- Transport- und Logistikprobleme
- politische oder wirtschaftliche Instabilität
- Naturkatastrophen und andere externe Ereignisse
- Cyberangriffe und IT-Ausfälle
- fehlende gesetzliche oder regulatorische Konformität
- mangelnde Rückverfolgbarkeit
- Verlust von Know-how oder Schlüsselpersonal
Eine professionelle Lieferantenbewertung sollte deshalb nicht nur die bisherige Leistung betrachten. Ebenso wichtig ist die Frage, wie hoch das Risiko eines zukünftigen Ausfalls oder einer erheblichen Leistungsverschlechterung ist.
Lieferantenbewertung und Lieferantenqualifizierung
Die Begriffe Lieferantenbewertung und Lieferantenqualifizierung werden häufig synonym verwendet. Im Rahmen eines systematischen Lieferantenmanagements haben sie jedoch unterschiedliche Schwerpunkte.
Die Lieferantenqualifizierung dient insbesondere dazu, vor einer Freigabe festzustellen, ob ein Lieferant grundsätzlich geeignet ist. Die Lieferantenbewertung betrachtet dagegen häufig die tatsächliche Leistung eines bereits eingesetzten Lieferanten über einen bestimmten Zeitraum.
Eine Lieferantenbewertung kann beispielsweise regelmäßig anhand definierter Kriterien durchgeführt werden. Die Ergebnisse können anschließend in die weitere Lieferantenentwicklung, eine erneute Qualifizierung oder eine risikobasierte Überwachung einfließen.
Welche Kriterien gehören zur Lieferantenqualifizierung?
Welche Kriterien bei einer Lieferantenqualifizierung berücksichtigt werden müssen, hängt vom jeweiligen Unternehmen und vom zu beschaffenden Produkt oder der Dienstleistung ab. Ein universelles Bewertungsschema ist deshalb nur bedingt sinnvoll.
Typische Bewertungskriterien sind:
Qualität
Die Qualität der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen ist häufig eines der wichtigsten Kriterien. Bewertet werden können beispielsweise Fehlerquoten, Reklamationen, Prüfergebnisse, Prozessfähigkeit, Qualitätskennzahlen und der Umgang mit Abweichungen.
Lieferfähigkeit und Termintreue
Ein Lieferant muss vereinbarte Mengen und Termine zuverlässig einhalten können. Wiederholte Lieferverzögerungen können insbesondere bei Just-in-Time- oder eng getakteten Produktionsprozessen erhebliche Auswirkungen haben.
Technische Leistungsfähigkeit
Bei technisch anspruchsvollen Produkten muss geprüft werden, ob der Lieferant über die erforderlichen Maschinen, Verfahren, Mitarbeiter, Prüfmittel und technischen Kompetenzen verfügt.
Kapazität
Ein Lieferant kann grundsätzlich geeignet sein und dennoch an seine Kapazitätsgrenzen stoßen. Deshalb sollte bei kritischen Lieferanten geprüft werden, ob die vorhandenen Kapazitäten auch bei steigender Nachfrage oder außergewöhnlichen Belastungen ausreichen.
Finanzielle Stabilität
Die wirtschaftliche Situation eines Lieferanten kann ein wesentlicher Risikofaktor sein. Eine Insolvenz oder erhebliche finanzielle Krise kann die Lieferfähigkeit unmittelbar gefährden.
Gesetzliche und normative Anforderungen
Je nach Branche müssen Lieferanten bestimmte gesetzliche, regulatorische oder normative Anforderungen erfüllen. Dazu können beispielsweise Qualitätsstandards, Produktanforderungen, Umweltanforderungen oder branchenspezifische Vorgaben gehören.
Informationssicherheit
Wenn Lieferanten Zugriff auf sensible Daten, Systeme oder IT-Infrastrukturen erhalten, können auch Informationssicherheitsrisiken relevant sein. Bei entsprechenden Geschäftsbeziehungen sollte deshalb geprüft werden, welche Sicherheitsanforderungen an den Lieferanten gestellt werden müssen.
Risikobasierte Lieferantenqualifizierung
Nicht jeder Lieferant muss mit demselben Aufwand qualifiziert und überwacht werden. Eine risikobasierte Vorgehensweise ermöglicht es, Ressourcen dort einzusetzen, wo Lieferantenrisiken besonders relevant sind.
Ein wichtiger Faktor ist dabei die Bedeutung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen für die eigene Geschäftstätigkeit.
Ein Lieferant für ein standardisiertes Büromaterial stellt in der Regel ein anderes Risiko dar als ein einziger Lieferant für eine sicherheitskritische Komponente, die für die Produktion eines zentralen Produktes benötigt wird.
Bei der Risikobewertung können beispielsweise folgende Faktoren berücksichtigt werden:
- Bedeutung des Liefergegenstands
- Auswirkungen eines Lieferausfalls
- Qualitätsrisiko
- Lieferzeit und Wiederbeschaffungszeit
- Anzahl verfügbarer Alternativlieferanten
- Abhängigkeit vom Lieferanten
- Standort des Lieferanten
- finanzielle Stabilität
- technische Komplexität
- gesetzliche und regulatorische Anforderungen
- Abhängigkeit von Vorlieferanten
Aus dieser Bewertung kann beispielsweise eine Einstufung in verschiedene Risikoklassen entstehen. Für Lieferanten mit geringem Risiko reicht unter Umständen eine vereinfachte Qualifizierung. Kritische Lieferanten können dagegen einer umfangreicheren Prüfung, regelmäßigen Bewertung oder einem Lieferantenaudit unterliegen.
Risikobasierte Lieferantenqualifizierung
Eine Lieferantenklassifizierung erleichtert die strukturierte Steuerung des Lieferantenportfolios. Dabei werden Lieferanten anhand definierter Kriterien unterschiedlichen Klassen zugeordnet.
Ein mögliches Modell unterscheidet beispielsweise zwischen:
- unkritischen Lieferanten: geringe Auswirkungen bei einem Ausfall
- relevanten Lieferanten: merkliche Auswirkungen bei Qualitäts- oder Lieferproblemen
- kritischen Lieferanten: erhebliche Auswirkungen auf zentrale Geschäftsprozesse
- strategischen Lieferanten: besonders hohe Bedeutung für Produkte, Prozesse oder langfristige Geschäftsbeziehungen
Die konkrete Klassifizierung sollte jedoch immer auf die tatsächliche Unternehmensstruktur abgestimmt werden.
Lieferantenaudit als Bestandteil der Lieferantenqualifizierung
In bestimmten Fällen reichen Fragebögen, Zertifikate und Dokumentenprüfungen nicht aus. Bei besonders wichtigen oder risikobehafteten Lieferanten kann ein Lieferantenaudit sinnvoll sein.
Bei einem Lieferantenaudit wird vor Ort oder gegebenenfalls remote überprüft, ob die tatsächlichen Prozesse des Lieferanten den vereinbarten Anforderungen entsprechen.
Je nach Zielsetzung können unter anderem folgende Bereiche betrachtet werden:
- Produktionsprozesse
- Qualitätsmanagement
- Prüf- und Messprozesse
- Dokumentation
- Fehler- und Reklamationsmanagement
- Rückverfolgbarkeit
- Wareneingang und Lagerung
- Personalqualifikation
- Instandhaltung
- Änderungsmanagement
- Notfallvorsorge und Business Continuity
Ein Lieferantenaudit sollte dabei immer ein konkretes Ziel verfolgen. Es geht nicht darum, den Lieferanten möglichst umfassend zu kontrollieren, sondern relevante Risiken und Verbesserungspotenziale zu erkennen.
Lieferantenqualifizierung nach ISO 9001
Die ISO 9001 enthält Anforderungen an die Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass extern bereitgestellte Leistungen die festgelegten Anforderungen erfüllen.
Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, geeignete Kriterien für die Auswahl, Bewertung, Überwachung und Neubewertung externer Anbieter festzulegen.
Die konkrete Umsetzung muss dabei zur Organisation und zu den Risiken passen. Ein Unternehmen sollte also nicht einfach ein standardisiertes Bewertungsschema übernehmen, sondern seine tatsächlichen Beschaffungs- und Lieferantenrisiken berücksichtigen.
Ein professionelles Lieferantenmanagement lässt sich in mehreren Schritten aufbauen.
1. Lieferantenbestand erfassen
Zunächst sollte bekannt sein, welche Lieferanten und Dienstleister das Unternehmen tatsächlich einsetzt und welche Bedeutung sie für die Geschäftsprozesse haben.
2. Kritische Lieferanten identifizieren
Im nächsten Schritt werden Lieferanten identifiziert, deren Ausfall oder schlechte Leistung besonders gravierende Folgen hätte.
3. Bewertungskriterien definieren
Für die jeweiligen Lieferantengruppen werden geeignete Kriterien für Qualifizierung, Bewertung und Überwachung festgelegt.
4. Lieferanten qualifizieren
Neue Lieferanten werden anhand der definierten Anforderungen geprüft. Je nach Risiko können Fragebögen, Dokumentenprüfungen, Referenzen, Musterprüfungen oder Audits eingesetzt werden.
5. Lieferanten freigeben
Die Ergebnisse werden bewertet und dokumentiert. Anschließend erfolgt die formale Lieferantenfreigabe.
6. Leistung überwachen
Freigegebene Lieferanten werden regelmäßig anhand geeigneter Kriterien bewertet.
7. Risiken neu bewerten
Veränderungen beim Lieferanten oder im eigenen Unternehmen können dazu führen, dass eine neue Risikobewertung erforderlich wird.
8. Lieferanten entwickeln oder ersetzen
Bei dauerhaft unzureichender Leistung können Verbesserungsmaßnahmen vereinbart oder alternative Lieferanten aufgebaut werden.
Lieferantenqualifizierung mit PeRoBa München
Die PeRoBa Unternehmensberatung GmbH München unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung und Optimierung von Managementsystemen und bei der systematischen Verbesserung von Prozessen.
Im Bereich Lieferantenmanagement kann die Beratung beispielsweise bei der Analyse bestehender Strukturen, der Definition von Bewertungskriterien, der risikobasierten Lieferantenklassifizierung und der Entwicklung geeigneter Verfahren für Qualifizierung und Überwachung ansetzen.
Dabei geht es nicht darum, möglichst umfangreiche Lieferantenfragebögen oder Bewertungslisten zu produzieren. Entscheidend ist ein praxisorientiertes Lieferantenmanagement, das zum Unternehmen, zu seinen Produkten und zu seinen tatsächlichen Risiken passt.
Auch bestehende Managementsysteme können berücksichtigt und miteinander verbunden werden. Dadurch lassen sich Lieferantenqualifizierung, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Business Continuity Management und Prozessmanagement sinnvoll aufeinander abstimmen.
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