3-2-1-Regel der Dokumentation
Bedeutung der Dokumentation
Für Anwender und Nutzer verschiedener Managementsysteme sind Dokumente unerlässlich, aber teilweise ist bereits das Wort Dokumentation ein „rotes Tuch“ für die Betroffenen.
Lt. Wikipedia ist Dokumentation „die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung“. In der Normensprache wird z.B. im Qualitätsmanagement von sog. „dokumentierten Informationen“ gesprochen. In Anlehnung an die DIN EN ISO 9000:2015 – 3.8.6 ist dies unabhängig vom Medium jegliche Information, welcher einer Firma hilfreich ist und die daher gelenkt werden muss.
Dies bedeutet, ein Dokument im Sinne der Norm kann alles sein, z. B. ein Stück Papier, eine elektronische Datei, eine Videoaufzeichnung, ein Bauteil, eine Flüssigkeit usw.
Gebräuchliche Unterteilung der Dokumentation
Sehr oft wird die Dokumentation in Vorgabe-Dokumente und Nachweis-Dokumente, sprich Aufzeichnungen, unterteilt. Vorgabedokumente sind alle Informationen unabhängig vom jeweiligen Medium, welche eine „Vorgabe“ zum Ausführen oder Bearbeiten beinhalten. Die Politik kann im Qualitätsmanagement für Prozessbeschreibungen bis hin zu Verfahrens- und Arbeitsanweisungen verantwortlich zeichnen.
Aufzeichnungen sind die ausgefüllten und bearbeiteten Dokumente, wie z.B. ein ausgefüllter Wareneingangskontrollbericht, eine ausgefüllte Regelkarte oder ein Prüf- oder Auditbericht.
Diese Dokumente müssen im Sinne der Norm gelenkt werden.
Best-Practice-Ansatz
Sofern in einer Firma die FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) verwendet wird, sprechen viele von einer „lästigen Pflicht zur Dokumentation“. Der Geschäftsführer der PeRoBa Unternehmensberatung GmbH, Dr. Scherb, empfiehlt diesbezüglich: „Beschreiben Sie nur das, was Sie tatsächlich ausführen und benötigen.“ Dies bedeutet: Keine unnötigen Beschreibungen!
Konzentrieren Sie sich auf Ihre relevanten Dokumentationen, und wenn Sie folgenden Best-Practice-Ansatz, den der Geschäftsführer der PeRoBa als „3-2-1-Regel der Dokumentation“ bezeichnet, umsetzen, sind Sie perfekt aufgestellt: „Wenn Sie es ermöglichen können, dass noch nach drei Jahren eine zweite Person einer anderen Person den Sachverhalt erklären kann, ist Ihre Dokumentation hervorragend.“
Wie Sie mit strukturierten Veränderungen und dem Einsatz geeigneter Methoden einen solchen Ansatz einführen und umsetzen können, erläutern wir Ihnen gerne in einem kostenfreien Webinar. Melden Sie sich unter folgendem Link an: Anmeldung.
Über PeRoBa:
Die PeRoBa Unternehmensberatung GmbH ist einer der weltweit führenden Taktgeber im Bereich Qualitätsmanagement, deren Ursprung bereits in das Jahr 1991 zurückgeht. Der Firmensitz befindet sich seit 2011 in Baldham, und das Unternehmen verfügt über eine Repräsentanz in der Prinzregentenstraße in München. Die PeRoBa Unternehmensberatung berät, prüft und bewertet qualitativ hochwertig, um Kunden bei der Einführung und Umsetzung ihrer Managementsysteme zu unterstützen. Sie bietet darüber hinaus Audits, QM- Trainings, Seminare und Workshops an.
Seit Januar 2016 ist die hauseigene, innovative Software iVision® – Smart Remote Audit Solution am Markt und wurde im Dezember 2020 durch eine verbesserte Version ersetzt.
Der Gründer und Inhaber, Dr. Roland Scherb MBA, ist Auditor, Berater, Trainer und Autor. Er ist Mitglied im Bundesverband der Auditoren und aktives Mitglied im Arbeitskreis der DIN e.V. sowie Referent der TÜV-Süd Akademie.
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