3-2-1-Regel der Dokumentation
Bedeutung der Dokumentation
Für Anwender und Nutzer verschiedener Managementsysteme sind Dokumente unerlässlich, aber teilweise ist bereits das Wort Dokumentation ein „rotes Tuch“ für die Betroffenen.
Lt. Wikipedia ist Dokumentation „die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung“. In der Normensprache wird z. B. im Qualitätsmanagement von sog. „dokumentierten Informationen“ gesprochen. In Anlehnung an die DIN EN ISO 9000:2015 – 3.8.6 ist dies unabhängig vom Medium jegliche Information, welcher einer Firma hilfreich ist und die daher gelenkt werden muss.
Dies bedeutet, ein Dokument im Sinne der Norm kann alles sein, z. B. ein Stück Papier, eine elektronische Datei, eine Videoaufzeichnung, ein Bauteil, eine Flüssigkeit usw.
Gebräuchliche Unterteilung der Dokumentation
Sehr oft wird die Dokumentation in Vorgabe-Dokumente und Nachweis-Dokumente, sprich Aufzeichnungen, unterteilt. Vorgabedokumente sind alle Informationen unabhängig vom jeweiligen Medium, welche eine „Vorgabe“ zum Ausführen oder Bearbeiten beinhalten. Die Politik kann im Qualitätsmanagement für Prozessbeschreibungen bis hin zu Verfahrens- und Arbeitsanweisungen verantwortlich zeichnen.
Aufzeichnungen sind die ausgefüllten und bearbeiteten Dokumente, wie z. B. ein ausgefüllter Wareneingangskontrollbericht, eine ausgefüllte Regelkarte oder ein Prüf- oder Auditbericht.
Diese Dokumente müssen im Sinne der Norm gelenkt werden.
Best-Practice-Ansatz
Sofern in einer Firma die FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) verwendet wird, sprechen viele von einer „lästigen Pflicht zur Dokumentation“. Der Geschäftsführer der PeRoBa® Unternehmensberatung GmbH, Dr. Scherb, empfiehlt diesbezüglich: „Beschreiben Sie nur das, was Sie tatsächlich ausführen und benötigen.“ Dies bedeutet: Keine unnötigen Beschreibungen!
Konzentrieren Sie sich auf Ihre relevanten Dokumentationen, und wenn Sie folgenden Best-Practice-Ansatz, den der Geschäftsführer der PeRoBa als „3-2-1-Regel der Dokumentation“ bezeichnet, umsetzen, sind Sie perfekt aufgestellt: „Wenn Sie es ermöglichen können, dass noch nach drei Jahren eine zweite Person einer anderen Person den Sachverhalt erklären kann, ist Ihre Dokumentation hervorragend.“
Wie Sie mit strukturierten Veränderungen und dem Einsatz geeigneter Methoden einen solchen Ansatz einführen und umsetzen können, erläutern wir Ihnen gern in einem kostenfreien und unverbindlichen Erstgespräch.
Wie eingängig sich ein Regelkreis vermitteln lässt, zeigt übrigens unser Beitrag QM Song: Planen, tun, prüfen, handeln im 90er-Groove – der erste Song, der die 3-2-1-Regel besteht.
Über PeRoBa®:
Die PeRoBa® Unternehmensberatung GmbH ist seit 1991 auf Managementsysteme spezialisiert. Der Firmensitz befindet sich seit 2011 in Baldham; zudem besteht eine Repräsentanz in der Prinzregentenstraße in München. PeRoBa® berät, prüft und bewertet, um Kunden bei der Einführung und Umsetzung ihrer Managementsysteme zu unterstützen, und bietet darüber hinaus Audits, QM-Trainings, Seminare und Workshops an. Seit Januar 2016 ist die hauseigene, patentierte Software iVision® – Smart Remote Audit Solution am Markt.
Dr. Roland Scherb ist Gründer und Geschäftsführer der nach DIN EN ISO 9001, ISO 14001 und ISO 27001 zertifizierten PeRoBa® Unternehmensberatung GmbH mit Sitz in Baldham. Er ist Präsident des Bundesverbands der Auditoren e. V., Leiter des Kompetenzforums ISO-Zertifizierungen im BVMW e. V. und Mitglied im DIN-Arbeitsausschuss NQSZ NA 147-00-07 GA zur Revision der DIN EN ISO 19011. Zudem ist er Fachbuchautor sowie Trainer und Dozent bei renommierten Bildungsträgern zu Managementsystemen und den zugehörigen Core-Methoden.
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